Datamanagementplan Audiovisuele Producties
Dit datamanagementplan kadert binnen het project “Professionaliseringstraject ‘Stap voor stap In 3 maanden naar krachtige digitale didactiek” van Kenniscentrum Digisprong met Bestek nr. OND/KCDigisprong/2026/digitaledidactiek.
Samenvatting van de gegevens
Beschrijving van de gegevens
Binnen het project worden audiovisuele opnames ontwikkeld ter ondersteuning van onderwijs, professionalisering, onderzoek en kennisdeling.
De volgende gegevenscategorieën kunnen worden verzameld en verwerkt:
| Dataset | Beschrijving | Type |
| AV-01 | Ruwe videobeelden | Audiovisueel |
| AV-02 | Audiobestanden en podcasts | Audiovisueel |
| AV-03 | Foto’s en beeldmateriaal | Beeld |
| AV-04 | Script, storyboards en productiedocumenten | Tekst |
| AV-05 | Gemonteerde eindproducten | Audiovisueel |
| AV-06 | Ondertitels en transcripties | Tekst |
| AV-07 | Toestemmings en gebruiksmachtigingen | Administratieve gegevens |
Persoonsgegevens
De audiovisuele producties kunnen persoonsgegevens bevatten zoals:
- Naam
- Stemgeluid
- Beeldopnames
- School- of organisatienaam
- Functie
- Contactgegevens van geïnterviewden
- Toestemmingsverklaringen
Bij opnames van minderjarigen wordt vooraf een schriftelijke toestemming van de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s) verkregen.
Juridische grondslag
De verwerking gebeurt op basis van:
- expliciete toestemming via een ondertekende gebruiksmachtiging
- de onderwijs-, onderzoeks- en dienstverleningsopdracht van Hogeschool PXL
- de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR)
- expliciete toestemming via een ondertekende gebruiksmachtiging;
Documentatie en metadata
Voor elke productie wordt minimaal volgende metadata geregistreerd:
- Titel van de productie
- Projectnaam
- Opdrachtgever
- Datum van opname
- Locatie van opname
- Betrokken personen
- Type toestemming
- Publicatiekanalen
- Verantwoordelijke medewerker
Daarnaast worden scripts, storyboards, draaiboeken en productieformulieren bewaard zodat de context van de opname steeds kan worden gereconstrueerd.
-
Opslag en back-up tijdens het project
3.1 Opslaglocatie
Alle projectbestanden worden opgeslagen binnen de beveiligde ICT-infrastructuur van Hogeschool PXL.
Mogelijke opslaglocaties zijn:
- Microsoft SharePoint;
- Microsoft OneDrive for Business;
- beveiligde netwerkopslag van Hogeschool PXL;
- projectgebonden opslagomgevingen beheerd door de ICT-dienst.
Lokale opslag op laptops of externe schijven wordt uitsluitend gebruikt tijdens de productie en wordt na synchronisatie verwijderd.
3.2 Back-up
Back-ups worden automatisch uitgevoerd via de centrale infrastructuur van Hogeschool PXL.
De back-upstrategie omvat:
- dagelijkse incrementele back-ups;
- versiebeheer binnen Microsoft 365;
- redundante opslag binnen de infrastructuur van Hogeschool PXL;
- herstelprocedures beheerd door de ICT-dienst.
3.3 Toegangsbeheer
Toegang wordt verleend volgens het need-to-know-principe.
Toegang is beperkt tot:
- medewerkers van het Centrum Digitaal Leren;
- projectverantwoordelijken;
- bevoegde medewerkers van Hogeschool PXL;
- externe partners indien contractueel overeengekomen.
Toegang wordt beheerd via Microsoft 365-accounts met multifactor-authenticatie.
3.4 Beveiligingsmaatregelen
De volgende maatregelen worden toegepast:
- gebruikersauthenticatie;
- multifactor-authenticatie;
- versleutelde netwerkverbindingen;
- rechtenbeheer op mappen en bestanden;
- logging van toegangsrechten;
- periodieke controle van toegangsrechten.
-
Bewaring na afloop van het project
4.1 Bewaartermijnen
|
Dataset |
Bewaartermijn |
|
Gebruiksmachtigingen |
10 jaar na laatste gebruik |
|
Ruwe opnames |
5 jaar na oplevering |
|
Gemonteerde eindproducten |
Zolang relevant voor onderwijs-, onderzoeks- of communicatiedoeleinden |
|
Scripts en productiedocumentatie |
5 jaar |
|
Transcripties en ondertitels |
5 jaar |
Indien een betrokkene zijn toestemming intrekt, worden toekomstige publicaties stopgezet voor zover technisch en organisatorisch mogelijk.
4.2 Archivering
Na afloop van een project worden relevante eindproducten gearchiveerd binnen de digitale archiveringsomgeving van Hogeschool PXL.
Verouderde bestanden die geen educatieve, onderzoeks- of administratieve waarde meer hebben worden verwijderd conform de interne bewaartermijnen.
-
Delen en hergebruik van gegevens
5.1 Publicatiekanalen
Opnames kunnen worden gepubliceerd via:
- Moodle;
- Xerte;
- Articulate Reach 360;
- websites van Hogeschool PXL;
- sociale media;
- Vimeo;
- webinars;
- onderzoeksrapporten;
- conferenties en studiedagen.
5.2 Toegangsrechten
Afhankelijk van de verleende toestemming kunnen opnames:
- publiek toegankelijk zijn;
- enkel beschikbaar zijn binnen Hogeschool PXL;
- uitsluitend toegankelijk zijn voor specifieke doelgroepen;
- niet verder gedeeld worden.
5.3 Hergebruik
Hergebruik van opnames gebeurt uitsluitend binnen de doelstellingen waarvoor toestemming werd verleend in de gebruiksmachtiging.
Bij nieuwe doeleinden die niet onder de oorspronkelijke toestemming vallen, wordt indien nodig aanvullende toestemming gevraagd.
-
Verantwoordelijkheden
6.1 Verantwoordelijke voor databeheer
Centrum Digitaal Leren – Hogeschool PXL
De projectverantwoordelijke ziet toe op:
- correcte opslag;
- naleving van GDPR;
- archivering;
- toegangsbeheer;
- verwijdering van gegevens.
6.2 Privacycontact
Voor vragen over gegevensverwerking en de uitoefening van rechten kunnen betrokkenen contact opnemen via:
6.3 Evaluatie
Dit datamanagementplan wordt jaarlijks geëvalueerd en indien nodig aangepast aan gewijzigde wetgeving, technologische ontwikkelingen of interne beleidswijzigingen.